Mapeamento de processos para PME – Como fazer?

O mapeamento de processos pode garantir o aumento da qualidade e produtividade nas empresas.

O mapeamento de processos é uma técnica que permite identificar como o negócio funciona, com o passo a passo do que deve ser feito em cada etapa. Ele aponta as entradas e saídas de cada atividade e permite compreender por meio de um fluxograma o caminho operacional percorrido.

Quando se realiza o mapeamento de processos é possível determinar uma metodologia de trabalho mais adequada e identificar possíveis gargalos. Entretanto, não basta apenas mapear os processo é preciso que todos os colaboradores os conheçam, devido a isso é recomendado a exposição em quadros de aviso para conscientização.

Como fazer o mapeamento de processos

O mapeamento é feito por etapas que visam identificar como a operação funciona e como pode ser melhorada. Para começar, o indicado é aplicar um formulário a fim de determinar as atividades realizadas em cada departamento e a sequência que seguem. Compreenda o motivo de cada uma delas existir e quais objetivos deve atingir.

Feito isso determine onde começa e termina cada um dos processos e qual o nível de detalhamento de informações será incluído. Para isso, é preciso determinar os recursos humanos participantes, tecnologia, metodologia, materiais e outros que serão utilizados. Não esqueça de definir quem são os fornecedores, pois eles podem atrasar ou comprometer o processo.

Na próxima etapa é indicado que seja analisada a regra de negócio, sabendo quais os objetivos da empresa, se o processo atual está alinhado, se os prazos estão sendo cumpridos, etc.

Agora é o momento de desenhar o processo que foi levantado, utilize uma ferramenta específica para essa finalidade. É de extrema importância que seja reproduzida a realidade do atual processo adotado.

Após realizado o mapeamento de processos e ele estando desenhado em um fluxograma é hora de identificar gargalos e melhorias. Utilize ferramentas como a matriz GUT, 5W2H e o ciclo PDCA para auxiliar nesse levantamento.

Escolha as melhorias que podem ser implementadas e documente o processo melhorado. Divulgue para os colaboradores nos quadros de aviso em reuniões para que tenham conhecimento e possam aplicá-lo.

Os benefícios do mapeamento de processos

Empresas que organizam os seus processos e estão em constante busca de melhorias, conseguem usufruir de uma série de benefícios. Veja alguns deles.

Identificar os gargalos operacionais

Com o mapeamento de processos se identifica em quais atividades ocorrem gargalos que impedem o atingimento de metas e melhora da produtividade. A partir da detecção é possível realizar ações para que sejam aprimorados.

Padronizar o processo

Definir a forma de trabalho e as especificações técnicas garante que todos os colaboradores trabalhem da mesma maneira, garantindo um padrão de qualidade. Consequentemente é possível conseguir uma redução de custos e aumento da segurança.

Gerenciar as demandas

É possível fazer um acompanhamento da demanda conhecendo cada etapa do processo e o tempo que cada uma delas consome. O planejamento se torna mais assertivo assim como o cumprimento de SLAs.

O mapeamento de processos é fundamental para que as empresas consigam se organizar e estabelecer padrões de qualidade. Entretanto, essa atividade não deve ficar apenas no papel, deve ser de conhecimento de todos os colaboradores e colocada em prática.

Conheça os quadros informativos da Quadrimark que ajudam a divulgar os novos procedimentos para os colaboradores após o mapeamento de processos.