Como montar um Kanban?

O Kanban é um método que nasceu no Japão com o objetivo de gerenciar os estoques e linha de produção. O seu nome significa “símbolo visual” ou “cartão” o que reflete bem a sua essência. O seu conceito é simples, mas, a dúvida mais comum é como montar um Kanban.

Quem fica responsável por essa tarefa deve entender um pouco dos processos e saber os seus fluxos, pois, somente assim será possível colocar essas informações em um quadro de gestão à vista. Para que a rotina de trabalho seja transformada em um diagrama visual, alguns passos devem ser seguidos.

5 passos de como montar um Kanban

É necessário seguir uma ordem lógica na implementação do Kanban para que seja possível não apenas acompanhar o processo produtivo, mas identificar os gargalos. Veja como fazer:

1-  Mapeie o fluxo de trabalho

Entenda onde começa e termina cada processo, compreendendo de onde as demandas surgem, como e em quanto tempo a tarefa é realizada e para onde é encaminhada depois. Nesse processo será possível identificar quais são os pontos de trabalho e as pessoas envolvidas, isso será fundamental para a próxima etapa.

Esse momento do trabalho pode ser realizado por alguém da área de processo, porém, é mais interessante que seja construído com a equipe. Faça uma reunião para conseguir identificar as atividades e entender melhor o andamento de cada uma delas.

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2-  Selecione os recursos

Para que as tarefas não fiquem acumuladas, é preciso limitar o número delas em cada setor e ter recursos suficientes para que o fluxo seja contínuo. Quando existe a continuidade do trabalho, prazos são cumpridos e valor agregado.

Por exemplo, se um produto leva 1 dia para ser feito e fica parado no estoque 2 dias até ser enviado, está gerando um gargalo no estoque. Nesse caso será necessário aumentar a capacidade de entrega para que o estoque não fique sobrecarregado.

3- Monte o quadro Kanban

Para que você possa saber como montar um Kanban precisará analisar o processo e, dessa forma criar listas correspondentes às etapas. Use um quadro branco para isso e opte por imãs ou post-its para o compor.

Dependendo do processo será necessário criar algumas etapas que você entende que são necessárias. Um quadro Kanban simples pode ser composto apenas por: “por fazer”, “em execução” e “feito”. Um que exija mais processo pode conter: “planejamento”; “validação” entre outros. As nomenclaturas e a quantidade de etapas dependerá do que cada procedimento exige.

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4- Organize as prioridades

Depois de entender como montar um Kanban é preciso buscar a melhor forma de uso. A definição das prioridades é algo essencial e pode ser feita de diferentes maneiras. Algumas empresas optam por colocar as atividades-chaves no topo da lista, outras preferem usar cartões coloridos, por exemplo, vermelho para urgentes.

5- Comece a usar

Depois de todas as etapas prontas, é hora de começar a usar o Kanban. Fixe em um ponto que todos possam ver, treine a equipe para uso e acompanhamento e comece a movimentar os cartões de acordo com o andamento das atividades.

Conhecer os passos de como montar um Kanban é a primeira etapa para organizar e acompanhar melhor os processos. Quando tudo é seguido corretamente em pouco tempo se consegue um ganho produtivo e melhora da ociosidade.